Combien de temps faut-il conserver nos papiers et autres documents administratifs ?

S’il faut garder toute une série de documents, c’est notamment pour que vous puissiez exiger le paiement d’une dette ou pour prouver que vous vous êtes acquitté d’un paiement si on vous le réclame à tort. La durée de conservation varie selon le type de document. Passé ce délai, la loi considère que la dette a été acquittée : il n’est plus possible de faire valoir ses droits en justice ni réclamer un paiement. On dit alors qu’il y a prescription.

Il est de plus en plus fréquent de payer certaines factures par voie électronique. Imprimer ces factures pour les conserver comme des factures papier classiques ne suffit pas. Les factures électroniques doivent obligatoirement être conservées sous forme électronique (sur un cd, par exemple).

Type de documentsDétailsDurée
Acte notariéA vie
Allocations de chômagePreuve du paiement des allocations de chômage5 ans
Allocations familiales5 ans
Assurance vie– Avis d’échéance
– Preuve de paiement du capital d’une assurance décès
– Avis d’échéance et preuves de paiement des contrats d’assurance sur la vie ou sur le décès bénéficiant de réductions fiscales
5 ans
Assurances :
– Incendie
– RC familiale
– RC auto
– Contrats
– Preuve du paiement des primes
– Copie de la lettre de résiliation
3 ans à compter de l’expiration de la police
Construction– Les contrats de construction signés avec l’architecte et/ou l’entrepreneur
– Les correspondances liées à la construction
– Factures liées à une construction de bâtiment
10 ans après la réception définitive de votre habitation
Compte Individuel Multisectoriel CIMIReExtrait annuel du CIMIRe (particulièrement important pour les personnes qui ont eu une carrière mixte)Jusqu’à ce que votre dossier de pension soit parfaitement réglé
Convocation électorale1 mois
Co-propriétéL’ensemble des documents de co-propriété
– PV des Assemblées générales
– Correspondance avec le syndic
– ..
10 ans
Crédits– Quittances de crédits
– Quittances de prêts immobiliers
5 ans
Documents bancairesExtraits de compte
5 ans
Documents comptables en lien avec votre activité d’indépendants– Livres comptables
– Factures
– Notes de crédit
– Souches
– ..
7 ans
Documents fiscaux– Copie de la déclaration fiscale
– Justificatifs
– Preuves de paiement
7 ans
Documents relatifs au mariage, à la cohabitation, à l’union libre– Contrat de mariage
– Carnet de mariage
– Jugement définitif de divorce, déclaration de (fin de) cohabitation légale, contrat de vie commune
– …
A vie
Documents relatifs aux successions– Acte de donation
– Testament
A vie
Documents scolairesIl est demandé aux élèves de conserver leurs notes de cours, journaux de classe et interrogations jusqu’à l’obtention du diplôme du cycle (CEB/CESS).
En cas de contrôle du service général de l’inspection, les étudiants doivent être en mesure de fournir ces documents.
Jusqu’à l’obtention du diplôme du cycle (CEB/CESS)
Documents scolaires – DiplômesDiplômes et titres professionnelsA vie
Documents sociaux– Contrats de travail
– Lettres d’engagement et de licenciement
– Certificat de travail
– Avis d’arrêt de travail en cas de maladie ou d’accident
– Bulletins de versements de prestations sociales
Au minimum jusqu’à l’âge de la pension
Dossier médical– Carnet de santé
– Carte de groupe sanguin
– Carnet de vaccination
– Résultat d’analyses et d’examens
– Radios
– ..
A vie
Factures– Gaz
– Eau
– Electricité
– Téléphone et gsm
– Internet
– Télédistribution
5 ans
Factures d’indépendants – Plombier
– Garagiste
– Électricien
– ..
10 ans
Factures d’achats
et/ou cartes de garantie des appareils d’électroménager
– Electroménager
– ..
2 ans
Frais d’agents immobiliersFactures d’agents immobiliers 10 ans
Frais d’avocatHonoraires et factures d’avocat5 ans
Frais de notaireHonoraires et factures de notaire5 ans
Frais médicauxFactures d’hôpital et leurs preuves de paiement ainsi que celles de vos autres frais médicaux (médecins, kinés, pharmaciens, dentistes, etc.).2 ans
Indemnités diverses– Preuve du paiement du pécule de vacances
– Preuve du paiement des ATN
5 ans
JugementPreuve du paiement des indemnités dues à la suite d’un jugement30 ans
Location– Garantie locative & preuve de paiement
– Etat des lieux
– Quittance de loyer
– Copie de la lettre de renom avec accusé de réception
5 ans après la fin de la location
Location – ContratContrat de location5 ans après la fin de la location
Permis de conduireA vie
Taxe de circulationPreuve du paiement de la taxe de circulation5 ans
Redevance radio-télévisionPreuves de paiement de la redevance5 ans
Rénovation & Mise en conformitéFactures de travaux d’aménagement
10 ans
Rénovation & Mise en conformité :
Dossier d’Intervention Ultérieure (DIU)
Le dossier d’intervention ultérieure est une sorte de mode d’emploi de la maison.
Il y est fait mention des travaux, de la structure, des emplacements des câbles et tuyaux.
Il contient aussi les éléments utiles en matière de sécurité dont il faut tenir compte lors de travaux ultérieurs. Il doit être conservé par les propriétaires qui devront le remettre au futur acquéreur lors de la vente. Le notaire doit en faire mention dans l’acte.
Jusqu’au moment de la vente du bien
Rénovation & Mise en conformité électriqueLe rapport de contrôle avec conclusion positiveValable pendant 25 ans
Rénovation & Mise en conformité électriqueUne copie du rapport de contrôle et de ses annexes est conservée par l’organisme agréé5 ans
Rentes alimentairesPreuve du paiement de rentes alimentaires5 ans