Combien de temps faut-il conserver nos papiers et autres documents administratifs ?
S’il faut garder toute une série de documents, c’est notamment pour que vous puissiez exiger le paiement d’une dette ou pour prouver que vous vous êtes acquitté d’un paiement si on vous le réclame à tort. La durée de conservation varie selon le type de document. Passé ce délai, la loi considère que la dette a été acquittée : il n’est plus possible de faire valoir ses droits en justice ni réclamer un paiement. On dit alors qu’il y a prescription.
Il est de plus en plus fréquent de payer certaines factures par voie électronique. Imprimer ces factures pour les conserver comme des factures papier classiques ne suffit pas. Les factures électroniques doivent obligatoirement être conservées sous forme électronique (sur un cd, par exemple).
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| Type de documents | Détails | Durée |
|---|---|---|
| Acte notarié | A vie | |
| Allocations de chômage | Preuve du paiement des allocations de chômage | 5 ans |
| Allocations familiales | 5 ans | |
| Assurance vie | – Avis d’échéance – Preuve de paiement du capital d’une assurance décès – Avis d’échéance et preuves de paiement des contrats d’assurance sur la vie ou sur le décès bénéficiant de réductions fiscales | 5 ans |
| Assurances : – Incendie – RC familiale – RC auto | – Contrats – Preuve du paiement des primes – Copie de la lettre de résiliation | 3 ans à compter de l’expiration de la police |
| Construction | – Les contrats de construction signés avec l’architecte et/ou l’entrepreneur – Les correspondances liées à la construction – Factures liées à une construction de bâtiment | 10 ans après la réception définitive de votre habitation |
| Compte Individuel Multisectoriel CIMIRe | Extrait annuel du CIMIRe (particulièrement important pour les personnes qui ont eu une carrière mixte) | Jusqu’à ce que votre dossier de pension soit parfaitement réglé |
| Convocation électorale | 1 mois | |
| Co-propriété | L’ensemble des documents de co-propriété – PV des Assemblées générales – Correspondance avec le syndic – .. | 10 ans |
| Crédits | – Quittances de crédits – Quittances de prêts immobiliers | 5 ans |
| Documents bancaires | Extraits de compte | 5 ans |
| Documents comptables en lien avec votre activité d’indépendants | – Livres comptables – Factures – Notes de crédit – Souches – .. | 7 ans |
| Documents fiscaux | – Copie de la déclaration fiscale – Justificatifs – Preuves de paiement | 7 ans |
| Documents relatifs au mariage, à la cohabitation, à l’union libre | – Contrat de mariage – Carnet de mariage – Jugement définitif de divorce, déclaration de (fin de) cohabitation légale, contrat de vie commune – … | A vie |
| Documents relatifs aux successions | – Acte de donation – Testament | A vie |
| Documents scolaires | Il est demandé aux élèves de conserver leurs notes de cours, journaux de classe et interrogations jusqu’à l’obtention du diplôme du cycle (CEB/CESS). En cas de contrôle du service général de l’inspection, les étudiants doivent être en mesure de fournir ces documents. | Jusqu’à l’obtention du diplôme du cycle (CEB/CESS) |
| Documents scolaires – Diplômes | Diplômes et titres professionnels | A vie |
| Documents sociaux | – Contrats de travail – Lettres d’engagement et de licenciement – Certificat de travail – Avis d’arrêt de travail en cas de maladie ou d’accident – Bulletins de versements de prestations sociales | Au minimum jusqu’à l’âge de la pension |
| Dossier médical | – Carnet de santé – Carte de groupe sanguin – Carnet de vaccination – Résultat d’analyses et d’examens – Radios – .. | A vie |
| Factures | – Gaz – Eau – Electricité – Téléphone et gsm – Internet – Télédistribution | 5 ans |
| Factures d’indépendants | – Plombier – Garagiste – Électricien – .. | 10 ans |
| Factures d’achats et/ou cartes de garantie des appareils d’électroménager | – Electroménager – .. | 2 ans |
| Frais d’agents immobiliers | Factures d’agents immobiliers | 10 ans |
| Frais d’avocat | Honoraires et factures d’avocat | 5 ans |
| Frais de notaire | Honoraires et factures de notaire | 5 ans |
| Frais médicaux | Factures d’hôpital et leurs preuves de paiement ainsi que celles de vos autres frais médicaux (médecins, kinés, pharmaciens, dentistes, etc.). | 2 ans |
| Indemnités diverses | – Preuve du paiement du pécule de vacances – Preuve du paiement des ATN | 5 ans |
| Jugement | Preuve du paiement des indemnités dues à la suite d’un jugement | 30 ans |
| Location | – Garantie locative & preuve de paiement – Etat des lieux – Quittance de loyer – Copie de la lettre de renom avec accusé de réception | 5 ans après la fin de la location |
| Location – Contrat | Contrat de location | 5 ans après la fin de la location |
| Permis de conduire | A vie | |
| Taxe de circulation | Preuve du paiement de la taxe de circulation | 5 ans |
| Redevance radio-télévision | Preuves de paiement de la redevance | 5 ans |
| Rénovation & Mise en conformité | Factures de travaux d’aménagement | 10 ans |
| Rénovation & Mise en conformité : Dossier d’Intervention Ultérieure (DIU) | Le dossier d’intervention ultérieure est une sorte de mode d’emploi de la maison. Il y est fait mention des travaux, de la structure, des emplacements des câbles et tuyaux. Il contient aussi les éléments utiles en matière de sécurité dont il faut tenir compte lors de travaux ultérieurs. Il doit être conservé par les propriétaires qui devront le remettre au futur acquéreur lors de la vente. Le notaire doit en faire mention dans l’acte. | Jusqu’au moment de la vente du bien |
| Rénovation & Mise en conformité électrique | Le rapport de contrôle avec conclusion positive | Valable pendant 25 ans |
| Rénovation & Mise en conformité électrique | Une copie du rapport de contrôle et de ses annexes est conservée par l’organisme agréé | 5 ans |
| Rentes alimentaires | Preuve du paiement de rentes alimentaires | 5 ans |
